Aanpak
Elk project is uniek en vraagt om maatwerk
Elk project binnen een organisatie is uniek. Hieronder wordt een overzicht gegeven tijdens van de verschillende fases van een logistiek mechanisatie project. Bij voorkeur ondersteun ik uw bedrijf van begin tot einde, maar het is ook mogelijk om per fase ondersteuning te bieden.
Inventarisatie en uitgangspunten
Als eerste zal er een overzicht gemaakt worden van de wensen en uitgangspunten waaraan de oplossing moet bijdragen. Aandachtspunten hierbij zijn o.a.:
- Aanleiding waarom mechanisatie een toegevoegde waarde heeft
- Basis performance data en goederenstromen. Denk hierbij aan artikeldata, omzetgegevens, werkvensters, ladingdragers (pallets, kratten, dozen), temperatuurgegevens en beschikbare afmetingen van het gebouw
- Functionaliteiten van het systeem
- Welk personeel moet met de mechanisatie werken
- Benodigde flexibiliteit van de oplossing voor toekomstige groei
- Integratie van het mechanisatiesysteem in het bestaande en toekomstig IT landschap
- Randvoorwaarden wat betreft operationele beschikbaarheid van de installatie en opvolging van storingen (Service uitgangspunten)
- Wenselijke terugverdientijd (ROI)
- Eventuele eisen van een verzekeraar of vanuit duurzaamheid
Het resultaat van bovenstaande wordt samengevat in een zogenaamd “Employers Requirement” document. Deze wordt in de volgende fase gedeeld met de leveranciers en is de basis voor de oplossing. Daarnaast maakt dit document onderdeel uit van de overeenkomst met de leverancier.
Tender en ontwerp
Tijdens deze fase worden verschillende leveranciers benaderd en gevraagd of zij één of meerdere geschikte oplossingen hebben die voldoen aan de gestelde uitgangspunten en bewezen functioneel zijn bij voorkeur in uw industrie.
Afhankelijk van de grote en complexiteit van het project worden er 3 tot 5 leveranciers uitgenodigd. Tijdens de eerste fase werken de leveranciers een concept uit passend bij de uitgangspunten. Daarnaast wordt een vragenlijst gedeeld waarmee de oplossingen kunnen worden vergeleken en om te beoordelen in hoeverre elke oplossing voldoet aan alle uitgangspunten.
Vervolgens wordt er tijdens een tweede fase een short list gemaakt met 1 of 2 leveranciers. Tijdens deze fase wordt er intensiever samengewerkt en wordt de oplossing verder gedetailleerd. Parallel wordt het onderhoud en service model besproken en vastgelegd.
Tijdens deze fase worden verschillende referentiebezoeken gedaan om overtuigd te worden van de oplossing en te leren van klanten van de leveranciers. Onderdeel hiervan zijn interviews met elke klant over het project, de samenwerking, de uitdagingen en of uiteindelijk de doelstellingen zijn behaald.
Tot slot wordt een overzicht gemaakt van alle benodigde investeringen (mechanisatie, bouwkundig, installaties, ladingdragers, etc) en verwachte operationele kosten.
Na het evalueren van bovenstaande informatie kan de de business case worden opgesteld inclusief een adviesrapportage aan de directie.
3. Contractvorming
Tijdens de contractvorming wordt besproken welke contractvorm er gekozen wordt. Mechanisatie leveranciers brengen veelal een eigen standaard mee. Het is echter ook mogelijk, en vaak wenselijk, om een industrie standaardcontract te gebruiken zoals bijvoorbeeld het FIDIC Yellow Book dat vaak wordt toegepast bij design & build projecten. Deze standaard wordt al sinds 1963 gebruikt.
Tijdens het uitwerken van het contract worden de bijlagen ook verder gespecificeerd. Hierbij worden onder andere de ontwerpstukken uit de vorige fase in verdere detail uitgewerkt.
Naast het contract met de mechanisatieleveranciers kunnen overeenkomsten worden afgesloten met leveranciers van bijvoorbeeld de benodigde sprinkler en persluchtinstallaties. Daarnaast worden veelal adviseurs en inspecteurs ingezet op het vlak van koeltechniek, sprinkler en duurzaamheid (zoals Breeam & WELL) zodat de demarcatie tussen verschillende aannemers duidelijk is.
Detail Engineering
Na de contractfase wordt het voorlopige ontwerp verder uitgewerkt tijdens de zogenaamde detail engineering. Hierbij worden alle aspecten waar rekening mee gehouden moet worden op elkaar afgestemd. Hieronder een aantal aspecten die relevant zijn en uitgewerkt worden in deze fase:
– Planning. Voor het project wordt een overall en detail planning gemaakt voor de verschillende werkstromen. Hierbij wordt een hoofd werkplan gemaakt waarin de bouwkundige en mechanisatie werkzaamheden worden ingepland en waar planningen van derden op kunnen worden gebasseerd.
– Material Flow. Hier wordt in detail de goederenstroom van producten op of in ladingdragers bekeken en welke type conveyors of andere transportmiddelen hiervoor nodig zijn. Daarnaast wordt ingezoomd op locaties waar medewerkers of robots speciale handelingen moeten doen en naar de ergonomie.
– Functioneel eisen IT. De magazijn processen worden ondersteund door de IT infrastructuur van WMS/WCS/Thin clients op werkplekken. Daarnaast zal er een detaillering zijn van de integratie met Host systemen of eventuele bestaande WMS pakketten.
– Vloerconstructie. De mechanisatie constructie (stellingen, robots) komen deels op de vloer te staan en eventueel moeten er heipalen onder om de statische en dynamische krachten op te vangen
– Sprinkler. Afhankelijk van het concept, de hoogte en de artikelen die opgeslagen worden moeten er sprinklers in de stelling worden voorzien van een sprinklersysteem. Er zijn verschillende standaarden die toegepast kunnen worden en elke standaard heeft zijn unieke parameters wat betreft afstanden van sprinkler tot obstructies (stellingdelen) en ladingen.
– Stroomvoorziening. De mechanisatie maakt gebruik van stroom die vanuit een centrale aansluiting verdeeld moet worden naar schakelkasten die in de verschillende gebieden staan van waaruit de mechanisatie wordt aangesloten. Daarnaast is het relevant om de integratie van een noodstroomaansluiting mee te nemen om tijdens calamiteiten met de centrale stroomvoorziening niet stil te staan.
– Warmtelast. De motoren in de mechanisatie geven warmte af en er zal beoordeeld moeten worden of deze warmte in de zomer gekoeld moet worden en of in de winter deze warmte gebruikt kan worden voor verwarming van de omgeving.
Deze fase duurt meerdere maanden en in sommige gevallen meerdere jaren. De onderzoeksvragen krijgen op basis van de planning een prioriteit zodat de realisatie zo min mogelijk wordt beïnvloed door de uitwerking.
5. Realisatie en productie
Na de detail engineering start de realisatie fase. Hierbij is de doorlooptijd afhankelijk of de locatie een greenfield (nieuwbouw) of brown field (bestaande bouw ) is. In beide gevallen kan een omgevingsvergunning al worden aangevraagd in stap 3 om zo het proces te versnellen en de realisatietijd te verkorten.
Elk project is anders en kent andere uitdagingen wat betreft de bouwkundige realisatie. Waarbij een brown field locatie al binnen meerdere maanden klaar wordt gemaakt om te starten met de implementatie van de mechanisatie zal het bij nieuwbouw eerder ruim een jaar duren voordat de mechanisatie geplaatst kan worden. Belangrijk hierbij is dat de bouwlocatie wind en waterdicht is zodat de mechanisatie en elektrische componenten geen schade ondervinden.
Na contractering maakt mechanisatieleverancier de balans op welke componenten zelf worden geproduceerd en welke worden ingekocht. Bij dit laatst gaat het vaak om zaken als stellingen, tussenvloeren en hoogbouwkranen. Tijdens de detail engineering fase worden openstaande vragen beantwoord en kan de productie starten voor de verschillende componenten en het programmeren starten van het WMS/WCS/interface module met SAP/ERP pakket.
De doorlooptijd van deze fase is sterkt afhankelijk van de grootte van het integrale project. Belangrijk is dat tijdens deze fase de verschillende stakeholders frequent overleggen om zo in controle te blijven over de voortgang van het project.
6. Personeel en toeleveranciers
Belangrijk onderdeel van een mechanisatie project is elke medewerker die ermee gaat werken. De uitdaging hierbij is dat bij het ontwerp van de mechanisatie processen opnieuw ontworpen kunnen zijn en dat de mechanisatie vraagt om een andere manier van werken. Veelal wordt bij mechanisatie trajecten gesproken over fabriek DNA in plaats van logistieke DNA. De aanleiding hiervoor is dat de werking van de mechanisatie grotendeels de processen bepaald. Waar voorheen een medewerker een manuele ingreep kon doen, kan dit nu leiden tot het urenlang oplossen van vervolgproblemen.
Daarom is het belangrijk om alle betrokken medewerkers mee te nemen in het ontwerp en de werking van de mechanisatie. Afhankelijk van de rol van een medewerker zal er bepaald moeten worden wat het benodigde kennisniveau is en welke opleiding het meeste geschikt.
Ervaring leer dat het opleiden van personeel op een bestaande referentie met vergelijkbare mechanisatie de opstart kan versnellen.
Naast het personeel kan de mechanisatie ook invloed hebben hoe leveranciers goederen moeten aanleveren. Door in een vroeg stadium met elkaar in overleg te gaan en af te stemmen hoe efficiënter geleverd wordt kan een win-win situatie gecreëerd worden waar beide partijen profiteren.
7. Testen en oplevering
Tijdens de realisatie zal al worden getest om de totale doorlooptijd te verkorten. Grofweg kunnen de testen worden gesplitst in twee fases: Factory Acceptance Testen (FAT) en Site Acceptance Testen (SAT). Tijdens de FAT worden functionele testen uitgevoerd en de IT testomgevingen aan elkaar verbonden om te beoordelen of alle interfaces goed werken tussen WMS/WCS en Host.
Voor belangrijke mechanisatie componenten die relatief nieuw zijn kan een testopstelling worden opgezet zodat klant en leverancier gezamenlijk kunnen beoordelen of de aan de gestelde eisen wordt voldaan. Eventueel kan de testomgeving worden uitgebreid met een doorloop- of duurzaamheidstest waarbij een X aantal cycli probleemloos doorlopen moet worden. De FAT testen worden ruim van te voren afgerond voordat de SAT testen worden uitgevoerd.
De SAT testen bestaan uit verschillende stappen. Ten eerste wordt beoordeeld of de installatie veilig en compleet is en voldoet aan de overeengekomen opdracht. Vervolgens wordt het WMS/WCS van de mechanisatieoplossing verbonden met de life Host omgeving van de klant. Hierbij worden alle teststappen uit de FAT opnieuw doorlopen. In een derde test kan parallel bekeken worden of producten en ladingdragers (kratten, pallets, etc) het vooraf bedachte proces kunnen doorlopen. Als vierde wordt er per machine (of een deel ervan) vastgesteld of de benodigde capaciteit (in aantal ladingdragers/min) gehaald wordt.
Nadat bovenstaande testen zijn behaald wordt het systeem opgeleverd aan de klant.
8. Opstarten en Ramp up
Het doel van deze fase is om zo spoedig mogelijk op het gewenste kwaliteitsniveau te komen van uitlevering en op performance om zo de uitgangspunten van de business case te behalen. Belangrijk hierbij is dat kwaliteit voor kwantiteit gaat.
Tijdens het contracteren wordt reeds gestart met het kiezen van een geschikte opstart/ramp up/risico strategie. De oplossingen in mechanisatie projecten zijn veelal project-specifiek en tijdens deze fase komen er aandachtpunten voor die pas gezien worden nadat een veelvoud aan ladingdragers integraal de mechanisatie gebruiken. Het kan hierbij gaan om bijvoorbeeld het correct afstellen van sensoren, tunen van snelheden van conveyors of testen van het gehele assortiment met robots. Daarnaast moeten medewerkers wennen aan de nieuwe gemechaniseerde werkomgeving waardoor ze nog niet op de gewenst productiviteit zitten en mogelijk fouten maken die hersteld moeten worden.
Tijdens deze fase is het daarom verstandig om getemporiseerd assortiment en volume (in picks/colli per dag) toe te voegen aan de mechanisatie en te onttrekken aan de bestaande operatie.
Deze fase start met het inladen van het mechanisatiesysteem. Afhankelijk van het assortiment kan dit enkele dagen of maanden duren. Tijdens deze gehele fase kunnen klanten beleverd worden vanuit meerdere locaties waardoor monitoring van het correct beleveren van klantenorders van groot belang is. Aan einde van de ramp up is het geplande assortiment ingeladen in de mechanisatie bij de vooraf bepaald productiviteit.
Referenties laten zien dat de doorlooptijd van deze fase sterk afhankelijk is van de voorbereidingstijd, de ervaring van personeel met gemechaniseerde, de ervaring van de leverancier met wat aangeboden is en de samenwerking tussen partijen.
9. Operatie
Nadat de ramp up is afgerond start de daadwerkelijke operatie. Deze periode bestaat uit 3 fases.
Ten eerste is er de stabilisatie fase. Doel van deze fase is om stapsgewijs zowel mens als machine minder fouten te laten maken en te komen tot een stabielere productie van 85-90% van de ontwerpuitgangspunten. Na deze fase is er de optimalisatie fase waarbij het doel is om de ontwerpuitgangspunten te behalen om zo te voldoen aan de business case. Aangezien vele bedrijven werken in een wisselende markt is dit een moment om te reflecteren op het systeem en eventueel wijzigingen door te voeren of processen verder te mechaniseren.
Na meerdere (5-10 jaar) jaren raken onderdelen van het systeem versleten en start de derde fase waarbij onderdelen of subcomponenten van de mechanisatie uitgewisseld moeten worden om zo de betrouwbaarheid te garanderen.
Tijdens bovenstaande fases is het onderhoudscontract relevant waarin gedefinieerd wordt wat en hoe vaak componenten onderhoud nodig hebben. Afhankelijk van de grootte van het systeem en de gewenste beschikbaarheid kan gekozen worden voor groep monteurs op locatie of op afstand.